Empleados, contratistas o dependientes actuales o anteriores de Shell

Este aviso establece qué datos personales recopilamos, con qué fines lo hacemos y cuáles son sus derechos en este sentido.

¿Qué abarca este Aviso de Privacidad?

Cada persona dentro del grupo de compañías de Shell (“Shell” o “nosotros”) es responsable de proteger los datos personales de cada uno así como los de nuestros clientes, socios y proveedores.

El presente Aviso de Privacidad brinda información sobre los datos personales procesados por Shell en relación con las personas que son o fueron empleados, pasantes, contratistas independientes así como dependientes de empleados de Shell (“Personal de Shell”).

Los candidatos a un puesto de trabajo en Shell, los asistentes a eventos de selección de personal o los participantes en un proceso de evaluación, favor consultar el Aviso de Privacidad de selección de personal del grupo Shell en www.shell.com.co/privacy/job-applicant-notice.html.

Además del presente Aviso de Privacidad, ciertos avisos de privacidad específicos y declaraciones de privacidad complementarias pueden incluir información adicional sobre cómo Shell procesa sus datos personales en relación con procesos específicos de Recursos Humanos (tales como los programas de Open Resourcing, OneHealth IT y de Movilidad Internacional). En esos casos, dichos avisos de privacidad le serán comunicados por separado.

El presente Aviso de Privacidad explica qué datos personales se procesan, porquése procesan sus datos personales y para qué fines, cuánto tiempo guardamos sus datos personales, de qué manera puede acceder y actualizar sus datos personales, así como las opciones que usted tiene respecto de sus datos personales, y dónde obtener información adicional.

Las categorías de los datos personales que recopilamos sobre usted.

¿Qué datos personales procesamos? Recopilación de información

Nosotros procesamos los datos personales necesarios para gestionar relaciones laborales, contratar contratistas y pasantes, y brindar beneficios a ciertos dependientes de los empleados de Shell.

Esto incluye datos personales de contacto; fecha de nacimiento; estado civil; información bancaria y de planilla; información salarial y de beneficios, incluyendo información de sus beneficiarios; contactos de emergencia; rendimiento laboral; y toda otra información necesaria para asegurar que tiene el derecho de trabajar en el/los país/es en los que fue contratado, además de toda la información necesaria para gestionar relaciones laborales, contratar a contratistas y brindar beneficios a ciertos dependientes de empleados de Shell (tales como aquellos que acompañan a los empleados de Shell durante una comisión en el extranjero).

Datos personales sensibles

También procesamos ciertas categorías especiales de datos personales (“datos personales sensibles”), tales como por ejemplo datos correspondientes a la salud, origen étnico o racial, creencias filosóficas o religiosas, orientación sexual, opiniones políticas y afiliación sindical. Sólo procesaremos dichos datos personales cuando sea necesario a los fines de cumplir con las leyes laborales y de seguridad social aplicables, para el establecimiento, ejercicio, o defensa de derechos, o cuando sean necesarias para proporcionar apoyo y asesoramiento de salud ocupacional, para proteger intereses vitales de las personas (por ejemplo, en caso de emergencia), cuando resulte necesario por razones de salud pública, o cuando la persona haya dado su consentimiento explícito.

Solo procesaremos sus datos personales cuando exista un fundamento jurídico para hacerlo.

¿Porqué procesamos sus datos personales?

Procesamos sus datos personales:

• para poder cumplir con las leyes y regulaciones locales;
• en relación con razones de negocio legítimas (por ejemplo, para la gestión de desempeño para asesurarnos de contar con personal calificado y competente, o por motivos de salud y seguridad para asegurar que solamente personal autorizado tenga acceso a ciertos sitios o activos, disputas y defensa ante reclamos); o
• cuando usted nos hubiera otorgado su consentimiento explícito.

Tenga en cuenta que, por principio general, Shell no solicita ni precisa del consentimiento expreso del Personal de Shell para procesar sus datos personales. Sin embargo, existen determinadas circunstancias específicas que requieren obtener consentimiento, como por ejemplo en caso de que lo exijan las leyes locales aplicables.

Los datos personales requeridos del Personal de Shell son los mínimos necesarios para poder cumplir con los requisitos legales o contractuales aplicables, y para brindar oportunidades de participar en programas u ofrecer beneficios. En caso de no brindarnos la información requerida, se podría ver negativamente afectada su capacidad para conservar su empleo, pasantía o participación como contratista, o para pder participar en programas o recibir beneficios.

En aquellos casos donde el procesamiento se basa en consentimiento, y sujeto a cualesquiera leyes locales vigentes que establezcan lo contrario, usted tiene el derecho de revocar su consentimiento en cualquier momento. Esto no afectará la validez de los datos procesados antes de revocar su consentimiento. No obstante, si usted revoca su consentimiento, podría verse negativamente afectada su capacidad para conservar su empleo o su participación en programas o para recibir beneficios.

Los fines para los que procesamos sus datos personales.

¿Con qué fines procesamos sus datos personales?

Procesamos los datos personales incluidos en el presente Aviso de Privacidad únicamente para los siguientes fines:

• Recursos Humanos, gestión de personal, ejecución de procesos de negocios, gestión interna, informes de gestión, análisis y desarrollo de la organización; incluyendo planificación presupuestaria, financiera y organizacional, administración, compensación y gestión de desempeño;
• Salud y seguridad: incluyendo la protección de la vida o salud del Personal de Shell, salud y seguridad ocupacionales, la protección de activos de Shell y autenticación los derechos de acceso y estatus del Personal de Shell; o
• Cumplimiento legal o regulatorio: incluyendo el cumplimiento de los requisitos legales o regulatorios aplicables.

También podremos procesar sus datos personales con fines secundarios relacionados, tales como:

• almacenamiento, eliminación, o anonimización de sus datos personales;
• prevención de fraude, auditorías, investigaciones, resolución de controversias o fines de seguro, disputas y defensa ante reclamos; o
• investigaciones científicas, históricas, o estadísticas.

Monitoreo

Toda actividad realizada en equipos informáticos de Shell y/o al conectarse a la red informática de Shell podrá ser monitoreada para fines legítimos del negocio.

Todo Personal de Shell recibe una credencial de acceso que permite a Shell registrar la fecha, la hora, y los puntos de acceso de las personas a las instalaciones y activos de Shell. Los datos de los sistemas de acceso y seguridad se utilizan:

• con fines de seguridad y salud ocupacional, para evitar fraudes y específicamente para proteger los activos de Shell, al Personal de Shell y a los visitantes a las instalaciones de Shell;
• para cumplir con los requisitos legales y regulatorios aplicables, particularmente en aquellos casos en que exista un requisito legal local de brindar información a las autoridades gubernamentales/regulatorias;
• para monitorear (por medio de recuento total) la cantidad de personas que ingresan a las instalaciones de Shell y que trabajan en ellas, para Recursos Humanos y planificación inmobiliaria; y
• solamente en el caso de contratistas (que no son empleados de Shell), se utiliza la fecha y hora de ingreso y salida de las instalaciones de Shell con fines de gestión financiera y control.

La mayoría de nuestras instalaciones y activos están equipados con circuitos cerrados de cámaras de seguridad (CCTV). Donde se utilicen cámaras de seguridad, las mismas estarán identificadas. Las cámaras de seguridad se utilizan con fines de salud, seguridad y seguridad ocupacional, específicamente para proteger los activos de Shell, al Personal de Shell y a los visitantes que ingresen a las instalaciones de Shell. Todas las imágenes se eliminan de manera periódica, excepto en caso de que hubieran incidentes de salud o seguridad, actividades potential o realmente delictivas, en cuyo caso serán vistas por los equipos internos de investigación de Shell y de manera externa si existiera un requerimiento legal o autorización de las autoridades del orden público u otras autoridades gubernamentales.

Escrutinio

Supervisamos a todos los empleados y contratistas de manera periódica para cumplir con obligaciones legales y regulatorias, para proteger los activos y a los empleados/contratistas de Shell y específicamente para garantizar que Shell pueda cumplir con las medidas de control comercial y con las leyes de prevención del lavado de dinero y/o soborno y corrupción, y otros requisitos regulatorios. Esta supervisión se realiza utilizando listas de sanciones disponibles públicamente o emitidas por autoridades gubernamentales, y se las compara con la información sobre usted que Shell tuviera (por ejemplo, datos del Registro de Conflictos de Interés; haga clic aquí para obtener más información).

Ningún dato personal recopilado mediante investigaciones dará lugar a la creación de perfiles o decisiones automatizadas en relación con su idoneidad para poder trabajar, o tomar pasantías o su participación como contratista.

¿Quién es responsable de los datos personales recopilados?

BG North Sea Holdings Limited Sucursal Colombia, cuya dirección principal es Calle 90 No. 19 - 41 oficina 702 Edificio Quantum Business Center, Bogota, Colombia, será la encargada de procesar sus datos personales (incluso los de sus dependientes), juntamente con las empresas subsidiarias dentro del grupo de empresas de Shell. 

En el caso de contratistas individuales, será la empresa del grupo Shell que contrató los servicios de manera sea individualmente o juntamente a las empresas subsidiarias del grupo de compañías de Shell y su empresa/agencia contratante.

¿Con quién compartimos sus datos personales?

¿Con quién compartiremos sus datos personales?

Sus datos personales serán procesados exclusivamente para los fines indicados anteriormente, y se compartirán los mismos, de ser estrictamente necesario, con:

• otras empresas del grupo Shell, incluyendo las que pudieran encontrarse fuera de su ubicación;
• terceras partes, proveedores de servicios, auditores externos o subcontratistas autorizados de Shell; y
• autoridades públicas, gobiernos, agencias normativas o fiscales competentes para el cumplimiento de las obligaciones legales o regulatorias a la que las empresas correspondientes de Shell estén sujetas o según lo permitan las leyes vigentes; o
• Cualquier persona a la que Shell tenga intención de transferir alguno de sus derechos y/u obligaciones.

Es posible que sus datos personales se transfieran afuera de su país, bajo medidas de seguridad apropiadas.

Transferencias de sus datos personales a otros países

Cuando sus datos personales sean transferidos a otras empresas del grupo Shell y/o terceras partes autorizadas ubicadas fuera de su país, adoptaremos medidas organizativas, contractuales, y legales para garantizar el procesamiento de los datos personales exclusivamente para los fines indicados anteriormente, y la implementación de niveles de protección adecuados para salvaguardar sus datos personales. Estas medidas incluyen las Normas Corporativas Vinculantes para las transferencias dentro del grupo Shell y las empresas de Shell dentro de la Unión Europea, los mecanismos de transferencia aprobados por la Comisión Europea para transferencias a terceros, además de otros requisitos legales locales. Puede encontrar una copia de las Normas Corporativas Vinculantes de Shell en www.shell.com.co/privacy.html o sino escriba a privacy-office-SI@shell.com.

Shell se compromete a resguardar sus datos personales.

Seguridad de sus datos personales

Hemos implementado tecnologías y políticas con el objeto de proteger su privacidad de accesos no autorizados y usos indebidos, y actualizaremos dichas medidas cuando existan nuevas tecnologías disponibles, según corresponda.

Shell solo conserva sus datos personales por un período de tiempo definido.

¿Por cuánto tiempo guardamos sus datos personales?

Toda información, incluyendo sus datos personales, se gestionan de acuerdo con las normas de gestión de información y registros del grupo Shell, y se eliminan de manera segura cuando ya no es necesaria por motivos legítimos de negocios o por motivos legales/regulatorios.

Salvo ciertas excepciones requeridas para dar cumplimiento a los requisitos legales locales correspondientes:

• la información en archivos del personal se guarda por un plazo no mayor a diez años después del vencimiento del contrato de empleo;
• la información relativa a beneficios de jubilación se guarda por un plazo no mayor a 99 años a partir de la fecha de entrada en vigencia del contrato de empleo;
• los datos personales recopilados como parte de procesos de escrutinio respecto de listas de sanciones disponibles públicamente o emitidas por gobiernos y medios de comunicación, se guardan por un plazo no mayor a 15 años a partir de la recopilación inicial;
• los nombres, fecha, hora y los puntos de acceso de todas las personas que ingresan a las instalaciones de Shell se guardan por un plazo de tres años después de cada acceso;
• cuando se despide a un empleado o se le rescinde el contrato de empleo por faltas graves incluyendo incumplimiento a las Reglas Salvavidas de Shell o el Código de Conducta de Shell, la información relacionada se guarda por un plazo de hasta 30 años después de la terminación.

En todos los casos, guardaremos la información por (a) un plazo superior cuando existan requisitos legales o regulatorios para hacerlo (en cuyo caso se eliminará cuando ya no sea necesario conservarla por dichos motivos), o (b) un plazo inferior cuando usted manifieste su oposición al procesamiento de sus datos personales y no existan motivos legítimos del negocio para guardarlos.

Sus derechos y cómo ejercerlos.

Sus derechos en relación con sus datos personales

Nuestro objetivo es contar con información suya que sea lo más precisa posible. Usted puede solicitar:

• acceso a sus datos personales;
• corrección o eliminación de sus datos personales (únicamente cuando no sean necesarios para un motivo legítimo de negocio);
• que se restrinja el tratamiento de sus datos personales; y/o
• recibir los datos personales que hubiera entregado a Shell, de manera estructurada y digital para retransmitirlos a otras personas, de ser técnicamente posible.

Las personas con acceso al sistema HR Online pueden acceder a sus datos personales a través de: https://shellhrservices.my.site.com/HROnlineEC/s/.

Alternativamente, comuníquese con su asesor de RR. HH. local. Si usted es un contratista, debe consultar con su empresa/agencia contratante externa. Para exempleados o dependientes, póngase en contacto con privacy-office-SI@shell.com.

¿Con quién puede comunicarse en caso de consultas, inquietudes o quejas sobre sus datos personales?

En caso de dudas, consultas, o quejas relativas al procesamiento de sus datos personales, debe consultar el Aviso de Privacidad de Shell en su ubicación o escribir a Privacy-Office-SI@shell.com.

También podrá comunicarse con el Jefe de Privacidad del grupo Shell por correspondencia a Shell International B.V., The Hague - The Netherlands, Núm. de registro comercial 27155369, PO Box 162, 2501 AN, The Hague.

Si no está satisfecho con el manejo de sus datos personales por parte de Shell, tiene derecho a presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuya dirección para servicio de correspondencia o radicación es Av. Carrera 7 No. 31a - 36 pisos 3 – Bogotá, Colombia, o la Agencia Holandesa de Protección de Datos, cuya dirección es Autoriteit Persoonsgegevens, PO Box 93374, 2509AJ The Hague, The Netherlands. Visite https://www.sic.gov.co/proteccion-de-datos-personales o autoriteitpersoonsgegevens.nl/en para obtener más información.

Este Aviso de privacidad se actualiza con el tiempo.

Cambios a este Aviso de Privacidad

Es posible que el presente Aviso de Privacidad sea modificado en cualquier momento. Se recomienda que revise periódicamente este Aviso de Privacidad por posibles cambios. La última actualización del presente Aviso de Privacidad se realizó en mayo de 2023.