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POLÍTICA DE PRIVACIDAD  Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES  DE LAS COMPAÑÍAS SHELL EN COLOMBIA

1. PRINCIPIO GENERAL:

Las compañías Shell en Colombia, SHELL COLOMBIA S.A  y SHELL EXPLORATION AND PRODUCTION COLOMBIA GMBH SUCURSAL COLOMBIA,  en adelante LAS COMPAÑÍAS,  de conformidad con lo establecido en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012.

Y en  sus propias políticas internas han adoptado todas  las medidas y niveles de seguridad de protección de los datos personales exigidos por tales normas y garantizan el derecho que tienen  todas  las personas para el conocimiento, acceso, rectificación, actualización y eliminación de sus datos personales  registrados en las bases de datos de LA COMPAÑIAS.

LAS COMPAÑIAS están constituidas legalmente en Colombia  y domiciliadas en la ciudad de Bogotá en la calle 100 # 7 – 33 piso 20 de esta ciudad, teléfono 6404000.

LAS COMPAÑIAS conservan la información almacenada en sus bases de datos bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o  acceso no autorizado o fraudulento de la misma.  

2. POLITICAS:

2.1  PROPOSITO Y UTILIZACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES:

Los datos personales recolectados por LAS COMPAÑIAS se almacenan en bases de datos y se  utilizan  para los siguientes propósitos respecto de los titulares de la información:

-  Informar acerca de  los productos y servicios de Shell y  sus condiciones técnicas y respecto del soporte técnico y asistencia que se da sobre dichos productos y servicios.  

-  Informar sobre el lanzamiento de nuevos productos y servicios  o los cambios  en el portafolio de ellos.  

-  Informar sobre promociones publicitarias relacionadas con productos y servicios de Shell y para realizar actividades de mercadeo,  promoción o publicidad de los  productos y servicios de Shell, actividades que se podrán realizar directamente por Shell o a través  de terceros.  

-  Realizar actividades relacionadas con estudios de mercados, comportamiento y hábitos de consumo respecto de la clase de  los productos que Shell comercializa en Colombia.

-  Dar cumplimiento a normas legales en materia de contratación petrolera o de cualquier otra clase que impliquen relaciones con la comunidad.

-  Lograr una eficiente comunicación y mantener un canal de comunicación expedito con los empleados, pensionados, clientes, contratistas, proveedores, concesionarios y  distribuidores de Shell,  así como con terceros y la comunidad en general,  respecto de las operaciones de Shell en Colombia.

-  Conocer las necesidades de los  clientes respecto de los productos Shell  o de las personas relacionadas con las operaciones petroleras que se adelanten en Colombia.  

-  Informar sobre cambios que puedan presentarse respecto de los productos  o servicios Shell y en  general sobre  cualquier aspecto importante relacionado con LAS COMPAÑIAS  que  sea de interés los empleados, pensionados, clientes, contratistas, proveedores, concesionarios y  distribuidores de Shell,  así como  de terceros y la comunidad en general.

-  Compartir información con  otras compañías del “Grupo de compañías Royal Dutch Shell”, en Colombia o fuera de Colombia,  con la finalidad de  mantener a los titulares de la información  debidamente  enterados de los productos y servicios de Shell que les pudieran interesar.

-  Controlar y prevenir el fraude.

-  Adelantar gestiones relacionadas  con pagos, cobros, facturación, garantías, medios de pago y en general con las labores de carácter administrativo que surjan o se relacionen con la comercialización de los productos Shell en Colombia.

-  Evaluar la calidad de los productos y servicios que comercializa y presta Shell en Colombia, así como realizar encuestas  para medir el grado de satisfacción de quien los consume o recibe.

-  Mantener una eficiente comunicación con todas las autoridades administrativas, gubernamentales,  judiciales, departamentales, municipales y de cualquier otra clase en Colombia, así como con asociaciones, confederaciones, fundaciones y demás entidades sin ánimo de lucro que puedan  tener relación con las actividades de Shell en Colombia.

2.2 DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES:

LAS COMPAÑIAS respetan los derechos de los titulares de los datos personales, de manera que  se cumplan los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto  1377 de 2013, siendo los derechos de tales titulares los siguientes:

A) La solicitud y tratamiento de datos personales solo pueden ejercerse con el consentimiento de los titulares de tales datos, para lo cual LAS COMPAÑIAS deben contar con mecanismos para obtener la autorización de los titulares  de los datos o de quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del decreto 1377 de 2013. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten  a los titulares su manifestación automatizada.

Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

B) La  solicitud y tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y las Leyes Colombianas.

C) La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

D) Los titulares de la información pueden en cualquier momento y sin restricción de naturaleza alguna pedir información a LAS COMPAÑIAS  acerca de la existencia y conocimiento de los datos que les conciernan, así como para  acceder, rectificar, actualizar y eliminar  sus datos personales.

E) El tratamiento de los datos será hecho solo por LAS COMPAÑIAS, las cuales podrán compartir tales datos únicamente con  otras compañías del “Grupo de compañías Royal Dutch Shell”, en Colombia o fuera de Colombia,  en la medida que ello sea  autorizado por los titulares de los datos.

F) Los titulares podrán en  cualquier momento solicitar a LAS COMPAÑIAS la corrección actualización  o  supresión de sus datos personales o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presen-tación de un reclamo, de acuerdo con  el siguiente procedimiento, establecido en la Ley 1581 del 2012:

Los titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión o revocación  o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante  LAS COMPAÑIAS el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a LAS COMPAÑIAS, con la identificación del titular que hace el reclamo, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, LAS COMPAÑIAS requerirán al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso que   LAS COMPAÑIAS no sean competentes para resolver el reclamo, darán traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en las bases de datos de  LAS COMPAÑIAS una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

G) Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.

H) LAS COMPAÑIAS están obligadas a garantizar la reserva de la información, que no tenga la naturaleza de pública,  inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento de datos.

I) Los titulares de los datos personales podrán solicitar información a LAS COMPAÑÍAS, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

J) LAS COMPAÑIAS solo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario,  LAS COMPAÑIAS de¬berán proceder a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

3. DATOS SENSIBLES:

De acuerdo con la Ley 1581 de 2102 se entiende por datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

La Ley 1581 de 2012   en su artículo 6° prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

A) El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

B) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

C) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

D) El tratamiento  se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

E) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

En el tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6° de la Ley 1581 de 2012,  se deben cumplir las siguientes obligaciones:

1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

2. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.

Se advierte que  LAS COMPAÑIAS  dentro de sus principios  de respeto por la intimidad de las personas, no solicitan por regla general datos sensibles para sus bases de datos y que cuando lo hacen es por razones excepcionales, como por ejemplo información sobre la salud de los empleados, y en todo caso siempre con la autorización expresa e inequívoca  del titular de los datos.

4. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN:

De acuerdo con la Ley,  la autorización del titular de los datos  no será necesaria cuando se trate de:

A) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

5. TRANSMISION DE DATOS A OTRAS COMPAÑIAS DEL GRUPO DE COMPAÑIAS ROYAL DUTCH SHELL:

LAS COMPAÑIAS solo transmitirán datos a otras compañías del Grupo de Compañías Royal Dustch Shell por fuera de Colombia para fines puramente informativos  o cuando algún  servidor está ubicado en un país fuera del territorio de Colombia,  en la medida que los titulares hayan otorgado su autorización expresa e inequívoca para ello.

LAS COMPAÑIAS no transferirán datos a países que por alguna razón no proporcionen niveles adecuados de protección de datos, así en tales países opere unas compañías del Grupo de Compañías Royal Dustch Shell,  salvo que:

A) Se trate de información respecto de la cual el titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.

B) Se trate de un intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del titular por razones de salud o higiene pública.

C) Se trate de transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.

D) Se trate transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.

E) Se trate de transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el titular LAS COMPAÑIAS, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del titular.

F) Se trate de transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

6. DEBERES DE LAS COMPAÑIAS RESPECTO DE LA OBTENCION Y  TRATAMIMENTO DE LOS DATOS :

A) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

B) Solicitar y conservar prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos  personales para la obtención y tratamiento de los mismos por parte de LAS COMPAÑIAS.  

C) Informar debidamente a   los titulares de los datos  personales sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

D) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

E) Tramitar las consultas y reclamos formulados por los  titulares de los datos  personales.

F) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

G) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

H) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.

I) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en el presente documento.

J) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de los datos.

K) Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la Ley  1581 de 2012.

L) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificadas  por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

M) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

N) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

O)  Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

A) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

B)  Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

8. AVISO DE PRIVACIDAD:

LAS COMPAÑIAS  darán a conocer estas políticas a  los titulares de los datos personales a los cuales se les soliciten tales datos,  mediante avisos de privacidad que  informarán claramente a  los titulares sobre  el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo, todo conforme a la clase de la información pedida por LAS COMPAÑIAS en cada oportunidad a los titulares de los datos y de acuerdo con  las disposiciones establecidas por Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 sobre la materia.

La presente política de privacidad está sujeta a lo dispuesto por Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 sobre  el tratamiento de datos personales y en lo no previsto se aplicarán las disposiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 o en las normas que las modifiquen o complementen.